Werkwijze
1. Een verkennend gesprek
Om vraag en aanbod met elkaar af te stemmen, voeren we vrijblijvend een verkennend gesprek. Alle vragen kunnen gesteld worden. Er wordt uitleg gegeven over onze aanpak en werkwijze. Doel van het gesprek is te bepalen of er grond is voor samenwerking.
Soms is het noodzakelijk om eerst een RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) uit te voeren, we kunnen je hiervoor doorverwijzen naar een ervaren partij uit ons netwerk.
Wanneer we tot een samenwerking besluiten, tekenen we een samenwerkingsovereenkomst.
"Wij geloven dat integriteit pas echt tot stand komt wanneer er op het hoogste niveau over wordt gesproken."
2. Informatiesessie over 'Integriteit als fundament'.
Deze sessie organiseren wij in eerste instantie voor de directie van de organisatie. Op de bovenste laag kan het beste gewerkt worden aan een fundament van integriteit. Mensen van HR, de OR of interne vertrouwenspersonen zijn uiteraard ook van harte welkom. Tijdens deze sessie van een dagdeel:
- Krijg je informatie over het onderwerp integriteit en leer je wat van invloed is op iemands integriteitsbeleving.
- Leer je het onderscheid en de werkwijze tussen persoonlijke integriteit en zakelijke integriteit.
- Doorlopen we het PSA-beleid en de verschillende onderdelen.
- Wordt duidelijk hoe de stappen verlopen wanneer iemand een melding doet bij de vertrouwenspersoon.
Aan het eind van de sessie zijn alle ingrediënten aanwezig om binnen een week het PSA-beleid om te zetten naar de huisstijl van jullie organisatie. Hierdoor weten medewerkers de juiste weg te vinden bij integriteitskwesties en voldoe je aan de verplichte wet- en regelgeving vanuit de Arbowet.
Ten slotte bespreken we of er de wens is om informatiesessies voor de medewerkers te organisren, zodat zij hun vragen kunnen stellen.
3. Vertrouwenspersoon introduceren bij de medewerkers
We hebben online en ofline materiaal om de vertrouwenspersoon bekent te maken bij de medewerkers. Denk aan posters, maar ook mailings over het onderwerp integriteit.
Wanneer er gekozen wordt voor de inzet van informatiesessies- of momenten, worden deze ingepland.
4. Wij staan klaar om naar meldingen van medewerkers te luisteren
Via deze link kunnen medewerkers een gesprek aanvragen bij de vertrouwenspersoon. Dit gesprek vindt online plaats, waardoor de medewerker op een voor hem of haar veilige plek kan zitten. Hierdoor kunnen we snel plannen, en worden reiskosten en organisatie tot een minimum beperkt. De taken van de vertrouwenspersoon tijdens dit gesprek zijn:
- een luisterend oor bieden
- ondersteunen
- advies en informatie geven
5. Meldingen inventariseren en waar nodig (ongevraagd) advies geven aan de directie
Het uitgangspunt van de vertrouwenspersoon is om de medewerker zo te ondersteunen dat hij of zij autonoom vervolgstappen kan zetten richting een oplossing. Soms is dit niet mogelijk vanwege de complexiteit van de melding.
Wanneer er meerdere meldingen over een bepaald onderwerp binnenkomen, zal de vertrouwenspersoon deze bundelen en onder de aandacht brengen bij de organisatie, en waar nodig advies geven. Hierbij zal de vertrouwenspersoon altijd proberen de privacy van de melder te waarborgen.
6. Jaarverslag, evaluatie en vooruitblik
Aan het eind van het abonnementsjaar stellen wij een jaarverslag op van de meldingen die zijn gedaan en de activiteiten die wij als vertrouwenspersoon binnen de organisatie hebben ondernomen. Dit verslag wordt besproken met de directie, waarna we samen besluiten of we onze samenwerking verlengen en welke speerpunten voor het volgende jaar worden vastgesteld.